top of page

Wat is een Gemba Walk?

Bijgewerkt op: 21 aug. 2023

Gemba (現場) is een Japans woord en betekent 'echte plek'. Oftewel: de werkvloer, daar waar waarde wordt toegevoegd. Waarde – waar een klant voor wil betalen of wat een bedrijf moet doen vanwege wet- en regelgeving of iets dergelijks – Dit is het eerste concept van Lean.


Gemba werd ergens tussen het midden en het einde van de twintigste eeuw bij Toyota geïntroduceerd en heeft een sterke verwantschap met de Ohno Circle. Zowel Gemba als Ohno Circle – anders gezegd: een rondje observeren – zijn toepassingen van continu-verbeterfilosofieën.


Een Gemba Walk is een managementtool én een managementactiviteit in het kader van continu verbeteren. Het is een (dagelijkse) wandeling over de werkvloer om te bekijken hoe het er in de praktijk/op de werkvloer aan toe gaat. De werkvloer wordt in de Lean-filosofie gezien als dé plek waar waarde voor de klant wordt toegevoegd. Het is dan ook van groot belang dat leidinggevenden en de mensen die processen inrichten zelf ervaren wat er op de werkvloer plaatsvindt door dagelijks aanwezig te zijn.


Het idee achter Gemba Management is eenvoudig: het signaleren en registreren van problemen en verspillingen. Maar de beste verbetervoorstellen komen voort uit interactie met de werkvloer en de klant, net als bij de Agile methodologie, maar daar wordt de informatie meer rechtstreeks bij de klant vandaan gehaald. Op de werkvloer werken immers de mensen die dagelijks werken met klanten, het materiaal en de voorgeschreven methodiek. Daarom haal je de informatie met Gemba van de werkvloer. De mensen die het echte werk doen, kunnen door hun praktijkervaring een waardevolle bijdrage leveren aan het oplossen van problemen en aan het uitvoeren van verbeterprojecten. Dit wordt ook wel bottum up veranderen genoemd.


Per Gemba Walk bekijk je een bepaald onderwerp of een proces.

Bijvoorbeeld:

· hoe is de werkplek georganiseerd?

· hoe wordt een klant van de ene afdeling naar de andere verplaatst?

· hoe verloopt de instroom of het onboarden van klanten?


Het gaat er om dat je observeert, vragen stelt en de verspillingen en verbetermogelijkheden in het proces leert herkennen. Maar wel steeds met dit motto voor ogen: ga kijken, vraag waarom, respecteer mensen. De directe communicatie op en met de werkvloer helpt bij het met elkaar oplossen van de bestaande vraagstukken.


Een Gemba Walk bestaat uit 5 basiselementen:

1. Kijk op de Gemba, de werkvloer Dit gaat over het bekijken van de plek waar de waarde wordt toegevoegd/gecreëerd. Observeer het proces dat er plaatsvindt. Geef aandacht aan kwaliteit, veiligheid, geleverde diensten (wordt er geleverd wat er is afgesproken? Is de klant wel tevreden?), kosten en moraal. Maar ook aan verstoringen en verspillingen.

2. Identificeer en registreer Volgens de Lean-filosofie is er altijd ruimte voor verbetering. ‘Het grootste probleem is denken dat er geen probleem is’ is een essentiële uitspraak van een grondlegger van Lean. Het is belangrijk dat afwijkende situaties worden geregistreerd om eventuele kansen te identificeren en het is belangrijk dat er direct op gereageerd wordt. Het gaat hierbij om zowel kleine als grote problemen maar ook inconsistentie of variantie (bijvoorbeeld dat dezelfde handeling bij de ene klant 4 minuten duurt en 1 minuut bij de andere).

3. Toon betrokkenheid Wees betrokken en laat die betrokkenheid ook zien. Mensen die zich gehoord en betrokken voelen, zullen meer verantwoordelijkheid dragen en uitdragen. Zij zullen collega’s of andere medewerkers dan ook eerder wijzen op hun verantwoordelijkheden. Het vormen van een betrokken team, inclusief het management, is zeer belangrijk. Als leidinggevende of als projectleider heb je een ondersteunende rol, in plaats van een controlerende of een voorschrijvende rol. Draag zorg voor de gemeenschappelijke doelstellingen!

4. Continue verbeteren Leer alle belanghebbenden, zoals medewerkers en leidinggevenden om verspillingen of afwijkende situaties, zelfstandig te identificeren. Geef verantwoordelijkheid maar ook de bevoegdheid om deze situaties op te lossen. De ‘Just do it’ mentaliteit is hier van toepassing. Ga niet omslachtig te werk, maar pak kleine problemen direct aan. Werk deze echter wel systematisch af. Leer van de gegevens en constateringen die tijdens het oplossen van het probleem aan het licht komen. Deze ervaringen kunnen helpen bij het oplossen van toekomstige problemen.

5. Ondersteun in verantwoordelijkheden Efficiënte ondersteuning is ten alle tijden gewenst, vooral vanuit het management. Zorg er wel voor dat de medewerkers hun eigen problemen zoveel mogelijk zelf kunnen en mogen oplossen. Vervolgens ondersteun je de werknemers in die zaken die zij niet gedaan krijgen.


Praktische inzichten Wie een Gemba walk goed uitvoert, kan veel praktische inzichten opdoen, niet alleen over wat er feitelijk gebeurt op de werkvloer. Je ervaart ook uit de eerste hand hoe medewerkers:


· hun werk (proces, functie, afdeling) ervaren

· waarom ze iets zo belangrijk vinden voor het organisatieresultaat

· protocollen uitvoeren

· problemen identificeren en oplossen.


Stel de juiste vragen Het kunnen stellen van de juiste vragen om inzicht te krijgen in hoe het werk feitelijk wordt gedaan, is zeer bepalend voor het slagen van de Gemba walk. Focus je vragen op onderwerpen als:

· wat is het doel van deze handeling (proces, functie, werk)?

· hoe weet je dat je effectief bezig bent?

· wanneer spreek je van een ‘succesvolle werkdag’?

· waarom is deze manier van werken de juiste?

· hoe ontstaan storingen en verspillingen?


Er zijn veel zaken in organisatie die niet direct zichtbaar of meetbaar, maar met een Gemba walk krijg je toch een indruk van wat er zich onder de oppervlakte afspeelt.


Respect voor de werknemer is essentieel Het is allesbehalve een kwestie van alleen maar goed opletten en vragen stellen. Een Gemba walk valt of staat met de vaardigheid zich op de juiste manier te verhouden met de mensen op de werkvloer. Respect is een eerste vereiste en dat geldt met name voor het stellen van vragen. Niemand is bereid met open vizier problemen te bespreken als je erop uit bent te controleren of een schuldige te zoeken.


Werknemersontwikkeling Een belangrijk doel bij medewerkers ontwikkeling is het bijbrengen van kritisch denken. De bedoeling van een Gemba walk is daarom ook dat het je nieuwe ideeën gaat leveren over wat werknemers nodig hebben aan training en begeleiding.


Vraag daarom:

· wat doe je als er een probleem opduikt?

· welke maatregelen heb je geprobeerd?

· welke nieuwe maatregelen ga je nemen?

· hoe test je de uitkomsten?

· wat heb je allemaal nodig om problemen op te lossen?

· zijn die hulpbronnen aanwezig?


Advies

Bijna altijd zullen Gemba walks aanwijzingen opleveren over verbetermogelijkheden, ook wat betreft samenwerking tussen afdelingen. Raadzaam is het daarom om periodiek je te laten vergezellen door medewerkers van de belangrijkste afdelingen.

Op deze manier leren medewerkers de ernst en de relatie tussen oorzaak en gevolg en oplossings- en preventiemogelijkheden zelfstandig in te zien. Medewerkers zullen een gesignaleerd probleem serieus nemen, omdat zij zelf de eerste stap zullen moeten zetten. Afschuiven van problemen naar anderen wordt niet meer geaccepteerd. Ondersteuning bij het oplossen van het probleem biedt je als manager echter wel aan. Een ander voordeel is dat medewerkers het proces beter zullen gaan begrijpen. Door samenwerking kan een probleem immers niet alleen doeltreffend worden opgelost, maar worden kennis en ervaring rond het probleem gebundeld en komen zo beschikbaar voor het hele team.

Wil jij ook leren hoe je Lean attributen in jouw organisatie toepast?



17 weergaven

Recente blogposts

Alles weergeven

Comments


bottom of page