ChatGPT Tasks in 2026: van slimme herinnering naar digitale assistent
Toen OpenAI begin 2025 ChatGPT Tasks in ChatGPT introduceerde, was de functie nog simpel. Je kon ChatGPT vragen om op een later moment iets voor je te doen. Bijvoorbeeld een herinnering sturen, iedere maandag ideeën bedenken of dagelijks een korte update geven.
Dat was handig, maar ook beperkt.
Sindsdien heeft OpenAI flink aan de weg getimmerd. ChatGPT kan niet alleen meer antwoorden geven, maar ook informatie opzoeken, bestanden analyseren, documenten maken, websites gebruiken, werken met andere applicaties en opdrachten op vaste momenten uitvoeren.
ChatGPT Tasks is daardoor niet langer alleen een slimme agenda. Het is onderdeel geworden van een veel grotere ontwikkeling: ChatGPT verandert langzaam van een chatbot in een digitale werkomgeving.
Wat kun je daar als ondernemer of professional werkelijk mee? En waar liggen nog steeds de grenzen?
Wat zijn ChatGPT Tasks?
Met ChatGPT Tasks kun je ChatGPT een opdracht op een later moment laten uitvoeren. Dat kan eenmalig zijn, maar ook dagelijks, wekelijks, maandelijks of volgens een eigen planning.
OpenAI gebruikt inmiddels vooral de naam Scheduled Tasks, oftewel geplande taken.
Een eenvoudige taak kan bijvoorbeeld zijn:
Herinner mij vrijdag om 15.00 uur eraan dat ik de offerte voor klant X moet opvolgen.
Maar je kunt ChatGPT ook echt werk laten uitvoeren:
Zoek iedere maandag naar belangrijke ontwikkelingen rond lokale SEO. Gebruik alleen betrouwbare bronnen uit de afgelopen zeven dagen. Geef per ontwikkeling aan wat deze betekent voor Nederlandse ondernemers.
In het eerste voorbeeld werkt ChatGPT als herinnering.
In het tweede voorbeeld voert ChatGPT een kleine terugkerende onderzoeksopdracht uit.
Dat verschil is belangrijk. De grootste waarde zit inmiddels niet meer in het onthouden van een afspraak. De grootste waarde zit in het opnieuw uitvoeren van werk dat anders iedere week op jouw takenlijst terugkomt.
Waarom het oude beeld van ChatGPT Tasks niet meer klopt
Bij de introductie leek Tasks vooral een extra functie binnen ChatGPT. Inmiddels maken geplande taken deel uit van een bredere werkomgeving.
ChatGPT kan, afhankelijk van je abonnement, instellingen en beschikbare verbindingen:
Op vaste momenten een opdracht uitvoeren
Een toekomstige situatie blijven controleren
Werken met bestanden en eerder gedeelde informatie
Informatie verzamelen via het internet
Verbonden applicaties gebruiken
Terugkeren naar een bestaande chat
Een zelfstandige taak iedere keer opnieuw uitvoeren
Resultaten bewaren in een apart overzicht
Op bepaalde gebeurtenissen in andere applicaties reageren
Langere opdrachten uitvoeren die uit meerdere stappen bestaan
OpenAI beschrijft geplande taken inmiddels als een manier om werk later, herhaaldelijk of na een ondersteunde gebeurtenis uit te voeren. De resultaten verschijnen in de omgeving Scheduled, waar je actieve, gepauzeerde en afgeronde taken kunt bekijken.
Bron: OpenAI, Scheduled Tasks
Van chatbot naar digitale werkomgeving
De verandering rond Tasks staat niet op zichzelf.
De eerste versies van ChatGPT waren vooral goed in gesprekken en het genereren van tekst. Je stelde een vraag en kreeg een antwoord. Als je een week later hetzelfde onderzoek wilde uitvoeren, moest je opnieuw beginnen.
Andere AI aanbieders, waaronder Anthropic met Claude, lieten ondertussen zien dat gebruikers meer willen dan alleen een slim antwoord. Ze willen een AI die context kan vasthouden, bestanden kan gebruiken en zelfstandig een groter stuk werk kan uitvoeren.
OpenAI heeft in korte tijd veel functies toegevoegd om die stap ook binnen ChatGPT te maken. Denk aan projecten, uitgebreid onderzoek, werken met bestanden, browsergebruik, plugins, vaardigheden, computerbediening, langere opdrachten en geplande taken.
De ontwikkeling is dus groter dan Tasks alleen.
De oude vraag was:
Wat kan ik aan ChatGPT vragen?
De nieuwe vraag is:
Welk stuk werk kan ik aan ChatGPT overdragen, welke informatie heeft ChatGPT daarvoor nodig en wanneer wil ik het resultaat beoordelen?
Dat is een fundamenteel andere manier van werken.
Chat, Work en Scheduled: wat is het verschil?
De verschillende mogelijkheden kunnen verwarrend zijn. In de praktijk kun je het onderscheid vrij eenvoudig maken.
Chat
Gebruik een gewone chat wanneer je nu een antwoord, uitleg, analyse of concept nodig hebt.
Voorbeelden:
Schrijf een conceptmail
Leg deze offerte uit
Geef feedback op mijn landingspagina
Bedenk tien onderwerpen voor LinkedIn
Vat dit document samen
Je stelt een vraag en krijgt direct een antwoord.
Work
Gebruik ChatGPT Work wanneer je een duidelijk eindresultaat nodig hebt waarvoor meerdere stappen, bronnen of hulpmiddelen nodig zijn.
Voorbeelden:
Onderzoek vijf concurrenten en maak een vergelijking
Analyseer klantinterviews en maak een adviesrapport
Maak een presentatie op basis van meerdere documenten
Controleer een website en lever een verbeterplan op
Combineer gegevens uit verschillende bronnen in een spreadsheet
OpenAI positioneert Work als een omgeving waarin ChatGPT daadwerkelijk een taak uitvoert en een bruikbaar resultaat oplevert. Het gaat dus niet alleen om meedenken, maar ook om produceren.
Scheduled
Gebruik Scheduled wanneer het werk later, herhaaldelijk of na een bepaalde gebeurtenis moet plaatsvinden.
Voorbeelden:
Iedere maandag een marktupdate maken
Iedere maand nieuwe concurrenten controleren
Over drie dagen een besluit opnieuw beoordelen
Periodiek nieuwe reviews analyseren
Een rapport voorbereiden zodra bepaalde informatie beschikbaar is
Kort gezegd:
Chat is voor nu. Work is voor een resultaat. Scheduled is voor later of opnieuw.
In de praktijk lopen deze functies steeds meer in elkaar over. Je kunt bijvoorbeeld eerst in Work een goede analyse laten maken en daarna vragen om die analyse iedere maand opnieuw uit te voeren.
Drie soorten geplande taken
Niet iedere geplande taak werkt op dezelfde manier. Er zijn grofweg drie varianten.
1. Een eenmalige taak
Deze taak wordt één keer uitgevoerd.
Voorbeeld:
Herinner mij aanstaande donderdag om 10.00 uur eraan dat ik de nieuwe prijzen moet controleren.
Dit is vooral geschikt voor herinneringen, opvolging en korte acties.
2. Een terugkerende taak
Deze taak wordt volgens een vast patroon uitgevoerd.
Voorbeeld:
Zoek iedere vrijdag naar de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie voor kleine bedrijven. Selecteer maximaal vijf ontwikkelingen. Leg in eenvoudige taal uit wat er is veranderd, waarom dit relevant is en of wij hier content over moeten maken.
Deze vorm is geschikt voor onderzoek, monitoring, rapportages en terugkerende voorbereidingen.
3. Een taak op basis van een gebeurtenis
Bij een gebeurtenisgestuurde taak is niet de klok, maar een gebeurtenis het startpunt.
Volgens de actuele documentatie kunnen daarvoor op geschikte abonnementen en binnen de juiste instellingen gebeurtenissen uit Gmail, Slack en GitHub worden gebruikt.
Denk aan:
Er komt een e mail binnen van een bepaalde afzender
Er verschijnt een nieuw bericht in een gekozen Slack kanaal
Er verandert iets aan een pull request binnen GitHub
ChatGPT kan die gebeurtenis vervolgens beoordelen en de afgesproken opdracht uitvoeren.
Een voorbeeld:
Wanneer er een nieuwe e mail binnenkomt met “offerte” in het onderwerp, vat de aanvraag samen. Benoem de organisatie, contactpersoon, aanleiding, gewenste dienst, planning en ontbrekende informatie. Verander of verstuur niets zonder mijn toestemming.
Deze mogelijkheid brengt ChatGPT dichter bij traditionele automatiseringsplatformen. Toch zijn er belangrijke verschillen. Daar komen we later op terug.
Wat kan ChatGPT met andere applicaties?
Een belangrijke ontwikkeling is dat ChatGPT steeds vaker informatie kan ophalen uit verbonden applicaties.
OpenAI noemt deze verbindingen plugins. Daarmee kan ChatGPT, afhankelijk van de beschikbare plugin en verleende toestemming, bijvoorbeeld informatie vinden in:
E mail
Agenda’s
Cloudopslag
CRM systemen
Projectmanagementsoftware
Communicatieplatformen
Ontwerpprogramma’s
Ontwikkelomgevingen
Daardoor hoeft een geplande taak niet altijd te werken met informatie die je handmatig in ChatGPT hebt geplakt.
Een taak kan bijvoorbeeld iedere maandag informatie uit een projectmap en een communicatiekanaal verzamelen en daar een overlegagenda van maken.
Dat maakt de uitkomst veel bruikbaarder. Tegelijkertijd brengt het een nieuwe verantwoordelijkheid met zich mee: je moet goed bepalen welke informatie ChatGPT mag lezen en welke acties het wel of niet zelfstandig mag uitvoeren.
Zeven praktische toepassingen voor ondernemers
De mogelijkheden klinken indrukwekkend, maar een goede automatisering begint niet bij de techniek. Zij begint bij terugkerend werk dat voldoende voorspelbaar is.
1. Een wekelijkse marktupdate
Prompt:
Onderzoek iedere maandag de belangrijkste ontwikkelingen binnen mijn markt. Gebruik informatie uit de afgelopen zeven dagen. Geef per ontwikkeling aan wat er is gebeurd, waarom dit relevant is en welke actie wij eventueel moeten overwegen. Meld niets als er geen betekenisvolle ontwikkelingen zijn.
Hiermee voorkom je dat je iedere week zelf tientallen nieuwsbronnen moet nalopen.
2. Concurrenten volgen
Prompt:
Controleer iedere eerste werkdag van de maand de websites van deze vijf concurrenten. Kijk naar veranderingen in aanbod, prijzen, positionering, cases, vacatures en nieuwe content. Rapporteer alleen betekenisvolle veranderingen en voeg de gebruikte bronnen toe.
Let op: een goed concurrentieonderzoek kijkt niet alleen naar wat een concurrent publiceert. Het moet ook uitleggen wat de verandering mogelijk betekent.
3. Contentonderwerpen verzamelen
Prompt:
Verzamel iedere twee weken vijf actuele vragen die ondernemers stellen over lokale vindbaarheid. Gebruik recente zoekresultaten, relevante vakbronnen en openbare discussies. Vermeld per onderwerp de vraag, aanleiding, zoekintentie en een voorstel voor een artikel.
Zo maak je van een algemene opdracht een bruikbaar contentvoorstel.
4. Reviews analyseren
Prompt:
Analyseer iedere maand nieuwe openbare reviews over ons bedrijf. Verdeel de opmerkingen over waardering, frustraties, verwachtingen en verbeterpunten. Benoem terugkerende patronen, maar trek geen conclusies op basis van één losse review.
Deze opdracht werkt alleen als ChatGPT toegang heeft tot de juiste bron of de reviews openbaar kan vinden.
5. Klantgesprekken voorbereiden
Prompt:
Bereid één dag voor iedere geplande klantafspraak een korte briefing voor. Gebruik alleen informatie uit goedgekeurde bronnen. Neem mee: achtergrond van de organisatie, eerdere afspraken, openstaande acties, mogelijke risico’s en drie vragen die tijdens het gesprek beantwoord moeten worden.
Dit is een krachtig voorbeeld, maar vraagt om zorgvuldige inrichting en toegangsrechten.
6. Offertes opvolgen
Prompt:
Controleer iedere werkdag welke offertes langer dan zeven dagen openstaan. Maak een overzicht met klantnaam, datum, waarde, laatste contactmoment en aanbevolen vervolgstap. Verstuur niets zonder mijn goedkeuring.
Hierbij is het belangrijk dat ChatGPT toegang heeft tot een actueel CRM of offertesysteem. Zonder goede gegevens krijg je vooral een keurig vormgegeven lijst met achterhaalde informatie. Dat is automatisering op zijn minst nuttige manier.
7. Software en AI ontwikkelingen volgen
Prompt:
Controleer wekelijks of de software die wij gebruiken betekenisvolle updates heeft uitgebracht. Let op nieuwe functies, koppelingen, prijswijzigingen en beperkingen. Leg uit wat dit voor onze processen en klanten betekent. Geef ook aan of de ontwikkeling geschikt is voor een blog, korte video of interne instructie.
Deze toepassing bespaart niet alleen zoektijd. Zij helpt ook om ontwikkelingen sneller te vertalen naar commerciële of operationele kansen.
Zo schrijf je een goede opdracht
Een geplande taak is zo goed als de instructie waarop zij is gebaseerd.
“Geef mij iedere week marketingnieuws” is te breed. ChatGPT weet dan niet welke markt belangrijk is, welke bronnen betrouwbaar zijn, hoe actueel het nieuws moet zijn en wat jij met de informatie wilt doen.
Een goede opdracht bevat minimaal zeven onderdelen.
1. Het doel
Wat moet de taak opleveren?
Voorbeeld:
Maak een kort overzicht waarmee ik kan bepalen of wij content of een nieuwe dienst moeten ontwikkelen.
2. De bron
Waar mag ChatGPT zoeken?
Voorbeeld:
Gebruik officiële productdocumentatie, betrouwbare vakmedia en de websites van de genoemde aanbieders.
3. De periode
Hoe actueel moet de informatie zijn?
Voorbeeld:
Neem alleen ontwikkelingen mee die sinds de vorige uitvoering zijn gepubliceerd.
4. De selectie
Wat is belangrijk genoeg om te rapporteren?
Voorbeeld:
Meld alleen ontwikkelingen die invloed hebben op functies, koppelingen, kosten, privacy of de manier waarop klanten het platform gebruiken.
5. De betekenis
Wat moet ChatGPT met de gevonden informatie doen?
Voorbeeld:
Leg per ontwikkeling uit wat er verandert, wie daar iets van merkt en welke actie wij kunnen overwegen.
6. De vorm
Hoe wil je het resultaat ontvangen?
Voorbeeld:
Gebruik per ontwikkeling een korte samenvatting, de mogelijke gevolgen, het advies en een link naar de bron.
7. De grens
Wat mag ChatGPT niet zelfstandig doen?
Voorbeeld:
Publiceer niets, wijzig geen gegevens en verstuur geen berichten zonder mijn goedkeuring.
Juist dat laatste onderdeel wordt vaak vergeten. Een goede automatisering bepaalt niet alleen wat een systeem moet doen, maar ook wanneer een mens moet beslissen.
Test eerst, automatiseer daarna
Een veelgemaakte fout is dat mensen meteen een wekelijkse of dagelijkse taak aanmaken.
Dat klinkt efficiënt, maar een slechte prompt wordt niet beter door hem vaker uit te voeren. Je krijgt dan alleen regelmatiger een matig resultaat.
OpenAI adviseert om een opdracht eerst in een gewone chat te testen. Controleer vervolgens de eerste uitvoeringen en pas de opdracht aan wanneer de resultaten te breed, te oppervlakkig of niet controleerbaar zijn.
Een verstandige volgorde is:
Voer de opdracht één keer handmatig uit
Controleer de gebruikte bronnen
Controleer of de selectie relevant is
Verbeter de instructie
Voer de opdracht opnieuw uit
Plan de taak pas daarna
Beoordeel de eerste geplande resultaten actief
Automatiseren zonder testen is hetzelfde als een stagiair een vaag briefje geven en vervolgens een maand niet meer komen opdagen. Je kunt geluk hebben, maar het is geen volwassen proces.
ChatGPT Tasks of Make, Zapier en n8n?
ChatGPT begeeft zich steeds meer op het terrein van automatisering. Toch vervangt het niet automatisch platformen zoals Make, Zapier en n8n.
Het verschil zit vooral tussen denkwerk en systeemwerk.
ChatGPT is sterk in denkwerk
Denk aan:
Informatie lezen
Betekenis bepalen
Hoofdpunten selecteren
Teksten samenvatten
Patronen herkennen
Een voorstel of advies opstellen
Omgaan met informatie die niet iedere keer precies dezelfde vorm heeft
Automatiseringsplatformen zijn sterk in systeemwerk
Denk aan:
Gegevens van systeem A naar systeem B verplaatsen
Een vast proces uitvoeren
Velden controleren en bijwerken
Bestanden opslaan
Records aanmaken
Meldingen naar vaste ontvangers sturen
Grote aantallen handelingen voorspelbaar verwerken
Een praktisch voorbeeld:
ChatGPT kan beoordelen of een nieuwe aanvraag interessant lijkt en welke informatie nog ontbreekt.
Make, Zapier of n8n kan de aanvraag betrouwbaar in het CRM plaatsen, velden vullen, een verantwoordelijke koppelen en een bevestiging versturen.
In veel gevallen is een combinatie dus sterker dan een keuze tussen beide.
ChatGPT beoordeelt wat informatie betekent. Het automatiseringsplatform zorgt dat de juiste gegevens op de juiste plaats terechtkomen.
Wat zijn de beperkingen?
Ondanks de snelle ontwikkeling is ChatGPT geen medewerker die je zonder controle zelfstandig de organisatie laat besturen.
Houd rekening met de volgende beperkingen.
De beschikbare functies verschillen
Niet iedere gebruiker ziet dezelfde mogelijkheden. Beschikbaarheid kan afhangen van je abonnement, apparaat, land, werkomgeving en instellingen van de beheerder.
ChatGPT heeft toegang nodig
Zonder toegang tot een bestand, website, inbox of CRM kan ChatGPT de bijbehorende informatie niet gebruiken.
Een taak kan een fout maken
ChatGPT kan informatie verkeerd interpreteren, een bron missen of te snel een conclusie trekken. Vraag daarom om bronnen en maak duidelijk wanneer onzekerheid moet worden vermeld.
Een melding is nog geen bedrijfsproces
Dat ChatGPT meldt dat een offerte moet worden opgevolgd, betekent niet automatisch dat de juiste opvolging heeft plaatsgevonden of in het CRM is vastgelegd.
Vertrouwelijke informatie vraagt om beleid
Bepaal welke klantgegevens, financiële informatie en interne documenten gebruikt mogen worden. Geef niet meer toegang dan voor de taak nodig is.
Automatisch uitvoeren is niet hetzelfde als automatisch beslissen
Laat ChatGPT gerust voorbereiden, analyseren en adviseren. Laat belangrijke commerciële, juridische, financiële of personele beslissingen door een mens beoordelen.
Is OpenAI de achterstand op Claude aan het inhalen?
Die vraag zal per gebruiker anders worden beantwoord.
Claude bouwde een sterke reputatie op voor werken met langere documenten, projecten, code en uitgebreidere opdrachten. OpenAI heeft duidelijk gereageerd door ChatGPT veel breder inzetbaar te maken.
De belangrijkste verandering is daarom niet dat ChatGPT op ieder afzonderlijk onderdeel “beter” zou zijn. Dat is te simpel en verandert bovendien snel.
Interessanter is dat OpenAI steeds meer onderdelen samenbrengt binnen één omgeving:
Gesprekken
Onderzoek
Bestanden
Projecten
Plugins
Browsergebruik
Computerbediening
Langere opdrachten
Geplande taken
Gebeurtenisgestuurde taken
Daardoor wordt de keuze tussen AI systemen minder bepaald door wie het mooiste antwoord geeft. De vraag wordt steeds vaker welk systeem het beste past binnen jouw werk, gegevensbronnen, applicaties en processen.
Voor ondernemers is dat een veel relevantere vergelijking dan een losse ranglijst van modellen.
Waar begin je?
Begin niet met de vraag welke functie je wilt uitproberen.
Begin met deze vragen:
Welk werk komt iedere week of maand terug?
Welke informatie gebruik ik daarbij?
Welke beoordeling maak ik steeds opnieuw?
Welke uitkomst heb ik nodig?
Waar moet ik zelf controle houden?
Kies daarna één kleine taak met een duidelijke uitkomst.
Een goede eerste toepassing is bijvoorbeeld een wekelijkse marktupdate, een overzicht van nieuwe klantvragen of een periodieke concurrentiecontrole.
Test die opdracht eerst handmatig. Verbeter de instructie. Plan hem daarna pas in.
Zo bouw je stap voor stap een werkwijze die echt tijd bespaart.
Conclusie
ChatGPT Tasks begon als een handige manier om herinneringen en eenvoudige opdrachten te plannen. Inmiddels zijn geplande taken onderdeel van een veel bredere beweging.
ChatGPT ontwikkelt zich van een systeem waarmee je praat naar een omgeving waaraan je werk kunt overdragen.
Dat betekent niet dat alles ineens automatisch moet. De echte winst ontstaat wanneer je zorgvuldig onderscheid maakt tussen:
Werk dat ChatGPT kan voorbereiden
Werk dat ChatGPT kan analyseren
Werk dat een automatiseringsplatform moet verwerken
Beslissingen waarvoor menselijke controle nodig blijft
De beste toepassing is daarom niet de meest indrukwekkende demonstratie. Het is de kleine, terugkerende taak die iedere week tijd kost en die je met duidelijke instructies, goede bronnen en een controlepunt betrouwbaar kunt vereenvoudigen.
Hulp nodig bij slim automatiseren?
Wil je onderzoeken welke werkzaamheden binnen jouw organisatie geschikt zijn voor AI of automatisering?
Add Valore helpt ondernemers en organisaties om terugkerend werk inzichtelijk te maken en digitale mogelijkheden te vertalen naar praktische verbeteringen. Daarbij kijken we niet alleen naar wat technisch mogelijk is, maar vooral naar wat daadwerkelijk waarde oplevert.
Meer weten over automatiseren met AI? Vraag het aan FLowBuildr of de FlowBuildr Copilot:
